Quelques conseils pour optimiser le traitement des factures fournisseurs
La comptabilité d’entreprise engendre plusieurs missions importantes dans le but d’assurer l’évolution de l’entité. À cet effet, un gestionnaire comptable est réel atout pour gérer les différentes branches financières de la société. L’entreprise a également besoin d’un contrôleur comptable pour éviter la faillite et travailler en toute transparence, surtout dans l’enregistrement des opérations comptables (recettes et dépenses de la société). Sa présence permet également d’améliorer les méthodes de travail, dont le traitement des factures fournisseurs.
Quid des différents type de factures fournisseurs ?
Il existe différents types de factures fournisseurs dans la comptabilité d’entreprise dont :
– la facture pro forma qui se présente sous forme de documents indiquant le montant d’un devis estimé et payable après la réalisation d’un service demandé ou d’un achat effectué.
– la facture de rappel : appelé aussi facture échue, c’est un document permettant de notifier le non-paiement d’un montant indiqué à une telle date. Ce type de facture peut inclure des frais de retard, suivant le délai prévu.
– la facture finale indique la livraison du produit ou la réalisation effectuée d’un service demandé. Elle indique aussi qu’une part la somme totale est déjà payée.
– la facture intermédiaire servant à déduire la somme en surplus après avoir fourni la facture finale. Elle peut être envoyée périodiquement afin d’effectuer les paiements nécessaires durant la prestation.
Lorsque les sommes dues sont les mêmes à chaque période de paiement, l’utilisation des factures récurrentes pour des prestations en continu est essentielle.
En quoi consiste le traitement des factures fournisseurs ?
En général, le traitement des factures fournisseurs est une tâche compliquée consistant à analyser, enregistrer et payer les DOITS de l’entreprise envers ses fournisseurs. Le traitement des factures permet une gestion de trésorerie d’entreprise plus fluide et des paiements bien planifiés. Certains fournisseurs proposent des remises une fois que leurs clients paient leurs factures avant la date prévue.
Par ailleurs, le traitement des factures fournisseurs permet d’éviter les éventuelles fraudes et de prévenir les erreurs coûteuses ainsi que les diverses pénalités.
L’opération reste ennuyeuse, voire en présence de nombreuses demandes de paiement sous forme de papiers. En effet, le traitement devrait être saisi manuellement sur un logiciel de comptabilité. Et après, une vérification un à un de toutes les lignes est recommandée afin d’éviter les erreurs comptables. Ces deux étapes ralentissent le traitement et augmentent les risques d’erreurs comptables.
Comment traiter efficacement les factures fournisseurs ?
L’enregistrement des factures fournisseurs est une opération délicate assurant la base d’une bonne gestion comptable d’entreprise. Une fois les factures reçues par le service de comptabilité, le service d’administration peut fournir les informations relatives à chaque dépense effectuée. À cet effet, le gestionnaire comptable peut s’assurer que les services ou les mobiliers demandés soient obtenus.
Pour plus de transparence et afin d’optimiser le traitement des tonnes de factures fournisseurs, l’adoption d’une méthode efficace est indispensable. En voici quelques idées qui vous seront utiles :
1- Enregistrez chaque facture une fois la réception effectuée. Cela permet de faciliter leurs contrôles et le paiement à effectuer.
2- Digitalisez la gestion des factures en utilisant un logiciel adéquat comme click and Pay. Avec cet outil, le traitement des factures fournisseurs s’avère plus facile tout en gagnant du temps. De plus, les données traitées apparaissent automatiquement à chaque fois qu’on en a besoin en suivant les règlements de facturation. Bref, digitaliser le traitement des factures permet de faciliter les tâches comptables.
3- Classze chronologiquement les factures après enregistrement. Cela permet de les retrouver facilement. Sachez que toute pièce de dépense relative au fonctionnement de la société doit être archivée durant une période minimum de 10 ans. Pour ce faire, numérotez vos factures en fonction de sa date d’arrivée ou de paiement.
4- Listez toutes les factures reçues en y indiquant la date de paiement.
5- Scannez les factures pour éviter leur destruction et leur perte au fil du temps. Cela permet d’éviter la présence des doublons.
Que vous soyez travailleurs autonomes, entreprises ou particuliers, confiez le traitement de vos factures à une agence comptable ou faites appel aux services d’un comptable professionnel agréé.