Tenue de livres comptables : utilité et objectif

La tenue de livres comptables est une obligation fondamentale pour les entreprises et les travailleurs autonomes. Elle est souvent prise en charge par un cabinet comptable ou un comptable professionnel agréé en interne ou en externe. Si vous ne connaissez pas encore l’utilité et l’objectif de la tenue de livres comptables, lisez cet article de blog.

Les concernés par la tenue de livres comptables

Toutes les entreprises ont l’obligation :

• • de tenir des livres comptables reprenant l’ensemble des opérations financières faites dans l’année ;

• • d’établir les écritures de fin d’exercice, les paies, les déclarations d’impôts et les rapports sur les finances.

En général, les plus concernés par la tenue de livres comptables sont :

Les travailleurs autonomes

Chaque travailleur autonome doit tenir des écritures comptables sous forme de registre mensuel et cumulatif pour ses dépenses et revenus. Ce registre doit contenir les justificatifs suivants :

• • chèques ;

• • relevés de banque ;

• • factures de vente et des dépenses professionnelles ;

• • relevés de commission ou bordereaux de dépôts ;

• • tout document susceptible de justifier une dépense professionnelle.

Tachez donc de bien classer et de conserver ces dossiers pendant 6 ans environ puisqu’ils seront demandés lors des contrôles de comptabilité éventuels.

Les petites entreprises

Il est important d’inscrire, de manière chronologique et continue, toutes les entrées et les sorties d’argent dans le journal général de votre entreprise. Cet enregistrement doit être effectué pendant votre période d’ « exercice ». Il doit indiquer le débit et le crédit réalisé dans différentes classes de comptes de la société. S’il s’agit d’un compte en banque, le décaissement est inscrit au crédit tandis que l’encaissement au débit, ce qu’on appelle souvent « la comptabilité en partie double ».

En principe, une ligne d’écriture au crédit doit correspondre à une ou plusieurs lignes d’écriture au débit, ou l’inverse. Ainsi, la somme des lignes d’écritures au débit doit être égale à celle des lignes d’écriture enregistrées au crédit, ce qui permettra d’indiquer si l’écriture établie est « équilibrée » ou « balancée ».

L’utilité de la tenue de livres comptables

Intégrée dans l’exploitation d’une entreprise, la tenue de livres comptables ne doit pas être négligée. Celle-ci sert en effet à enregistrer toutes les entrées et sorties des comptes de votre société suivant la norme du plan comptable, et en présentant le détail de toutes les opérations de l’entreprise (factures d’achat ou de vente, reçus, quittances, notes de frais et autres), avec les employés, les clients, les fournisseurs et les autorités fiscales. Il est alors indispensable de tenir vos livres à jour et de manière efficace afin de :

• • éviter les pertes de documents ;

• • recenser toutes vos activités financières ;

• • effectuer vos versements dans le temps ;

• • contrôler les flux ou les liquidités de trésorerie ;

• • suivre de près la comptabilité de votre entreprise ;

• • détecter les incohérences et les écarts sur vos chiffres d’affaires ;

• • réunir et de répertorier toutes les opérations réalisées par l’entreprise ;

• • connaître et de planifier votre situation financière, ainsi que de faire des prévisions ;

• • analyser et d’améliorer les performances de votre entreprise en détail et en temps réel ;

• • faire des comparaisons entre la situation financière passée et actuelle de votre entreprise ;

• • diminuer les risques d’erreurs en matière de déclarations exagérées ou déclarations non faites ;

• • gérer votre entreprise et prendre des décisions d’affaires éclairées engageant son avenir.

L’objectif de la tenue de livres comptables

Comme il a été dit en haut, la tenue de livres comptables peut se faire au sein de l’entreprise elle-même (par un comptable, une secrétaire, le dirigeant ou autre) ou être confiée à un cabinet d’expertise-comptable en externe. Étant un outil de gestion de l’entreprise, cette tenue est obligatoire dans le but de :

• • justifier l’utilisation des fonds de l’entreprise ;

• • attester vos opérations comptables (achat, paiement des salaires, vente de biens ou service, etc.) ;

• • répondre aux exigences des autorités concernant le suivi des registres obligatoires ou aux obligations légales de l’administration fiscale : TVA, déclaration des bénéfices, déclaration sur le revenu et de certaines caisses sociales.

• • remplir avec précision les déclarations demandées par l’Agence du revenu et le Régime de pensions de votre pays, l’Assurance emploi, le Ministère des Finances, la Taxe sur les produits et les services, les conditions de l’Assurance accident et bien d’autres encore.